意外と知らない!?記名捺印・記名押印・署名の正しい使い分け

記名捺印・記名押印・署名の使い分け

ハンコ社会の日本では、書類を作成する際になにかと印鑑を要求されます。

契約書などを作成する場合や役所での届出などをする際に、印鑑を持っていかなかったせいで、手続きを済ませることができなかったなどという経験もあるのではないでしょうか?

今回は、印鑑を使う場面でたびたび登場する、「署名」「記名」「捺印」「押印」などの呼び名の正しい意味を紹介します。

結構紛らわしいこともあり、法律の専門家でも正しい意味を知らない方もいるようです。

現場で戸惑ったり、知ったかぶりをして恥をかかないように、今のうちにしっかりと区別を理解しておきましょう。

『署名』とは?

署名』とは、本人が自筆で氏名を手書きすること(これを『自署』といいます)をいいます。

筆跡や筆圧などは、書いた人によって異なるため、署名を見比べることでその署名は誰が書いたものかを判別することができます。

ドラマなどで、遺言書を書いたのが誰なのかわからないので筆跡鑑定をしよう、といったシーンをみたことがあるかもしれません。

この筆跡鑑定をするために『署名』が役に立つんですね。

『記名』とは?

次に、『記名』とは、署名以外の方法で自分の氏名を現すことをいいます。

ゴム印で氏名等が押されていたり、ワードの文書などに氏名等が印字されている場合、他にも他人が代理で氏名を記入する場合などを指します。

『捺印』と『押印』の違いは?

つづいて、『捺印』です。『ナツイン』と読みます。英語でいうところの『seal』です。

『印鑑を押す』という意味です。

『押印』は、『オウイン』と読みます。これも英語では『seal』と訳されるのが一般的です。

なので、押印もやはり『印鑑を押す』という意味で使われます。

では、一体なにが違うのでしょうか?

実のところ実務上ほとんど区別はされていません。

しかし、正確な意味では、『捺印』とは、『署名』+『捺印』が略された呼び名、『押印』とは、『記名』+『押印』が略された呼び名です。

つまり、自分が名前を手書きし、これに印鑑を押す場合は、『捺印といい、署名以外の方法で自分の氏名が記載されている書類に印鑑を押す場合を『押印といって区別します。

この区別は、本当に細かいですので、実際には間違った使い方をしても間違いなく通用します。

署名・記名と捺印・押印はどうやって使い分けるのか?

実務上使われているのは、『署名』『署名捺印』『記名押印』『記名』の4種類でしょう。

では、これらはどうやって使い分ければいいでしょうか?

これは、『求められている書類の内容による』という曖昧な答えしかありません。

とはいえ、一見して重要そうな書類には、署名が求められるケースが多いです。

署名が求められるものとしては、不動産の登記(不動産の売買契約)、遺産分割協議書、離婚合意書、会社の法人登記などです。

これらの書類には、署名の他に、実印と印鑑証明書を求められます。

一方、会社の取締役会の議事録、覚書、請求書、見積書などの幅広いケースでは記名で足りる場合が一般的です。

署名を求めるほどでない場合は、記名で問題ないということです。

少し脱線しますが、法的な観点から、証拠としての強弱をつけると、

『署名捺印』+印鑑証明書>『署名捺印』>『署名』>『記名押印』>『記名』ということになります。

 実印ってなに?実印の意味・登録方法・使い方までを徹底解説

『実印』とは?

実印とは、『自分だけのオリジナル印鑑を登録すること』です。

実印を登録する先は、あなたが住んでいる市区町村の役所です。ここで、あなたの氏名が刻まれている印鑑を、あなたのオリジナルな印鑑として登録してもらいます。

印鑑自体は、街のハンコ屋さんに行けば、あなたの名前が刻まれているハンコが売られていますね。ハンコが必要なときには、そのハンコを買って来て押印すれば何の問題もありません。あたながそのハンコを押しましたということが記録として残ることになります。

ただ、これでは、あなた以外の誰かがあなたの名前の入ったハンコを使って、あなたに断りもなく押印されてしまったとしても、あなたが押印したと扱われてしまいます。

宅配物を受け取る程度のことであれば、そこまで大きなトラブルには発展しないかもしれませんが、これが不動産を購入したりや借金の連帯保証人になるという場合には、話は別です。相当に高額な支払いや責任を負うことになるわけですから、『ハンコを勝手に押されちゃった』では済まされません。

そんなとき、あなただけのオリジナルな印鑑を作り、これをあらかじめ登録しておき、あなた本人が登録した印鑑以外は、あなたが押したハンコとして認めないという仕組みがあれば、上で挙げたような『なりすまし』は通用しなくなります。

そのための制度が『実印』なのです。

『実印』として登録できるハンコと登録できないハンコ

実印は、あなただけのオリジナルな印鑑になるわけなので、登録できる印鑑とできない印鑑があります。

登録できない印鑑

  • 印影の文字の判読ができないものや鮮明ではないもの
  • 他の人が既に登録しているもの
  • 印鑑の一部が欠けているもの
  • ゴム印など、変形しやすいもの
  • 職業・資格など、他の事項なども表しているもの
  • 住民基本台帳又は外国人登録原票に記録又は登録されている氏名、氏若しくは名、 又は氏名の一部を組み合わせたもので表していないもの
  • 印影の大きさが8mmの正方形枠内に入るもの、または、25mmの正方形枠をこえる印鑑
  • 印鑑の輪郭が著しく欠損しているもの及び輪郭がないもの
  • 市長・区長などが「適切でない」と認めない場合

実印として登録できない印鑑としていろいろと挙げましたが、簡単にいえば、紛らわしいものやあいまいなものはダメということです。

実印は、インターネット上のネットショップで注文するという手もあります。

実印として登録できる印鑑は、種類も値段も様々です。百貨店の文房具売り場で作ってもらってもいいでしょうし、最近ではネットショップで注文するという方法もあります。

実印はどうやって登録するの?

実印として登録したい印鑑が出来上がったら、次は、この印鑑をあなただけのオリジナルな印鑑として登録します。つまり、印鑑登録証を作るということです。

実印の登録には、あなたが住民票を置いている市区町村の役所に、登録したい印鑑と一緒に、次のいずれかの身分証明書を持って行きます。

  • 写真付きの住民基本台帳カード
  • 運転免許証
  • 旅券(パスポート)
  • 外国人登録証

なお、会社の社員証や健康保険証では身分証明書としては受け付けてもらえませんので注意しましょう。

実印が登録されると交付されるカード

市区町村の窓口で、印鑑登録をしたい旨を伝えれば、申請書類をもらえますので、そこに必要事項を記載し、持参した印鑑を押印して申請します。

実印として無事登録されると、印鑑登録証(印鑑登録カード)をもらえます。※パスワードの設定もあります。

印鑑登録カードのサンプル(港区)

自動交付機を利用して印鑑登録書の交付を受ける場合、1通 250円で交付が受けられます(窓口で交付を受ける場合より50円安い!)

この印鑑登録カードがあると、今後、自動交付機などを利用してスムーズに印鑑証明書の交付を受けることができます。印鑑登録カードを利用した自動交付機での印鑑証明書の交付の場合には、身分証明書は不要ですし、委任状などがなくても代理人にお願いして印鑑証明書を入手することができ便利です。

なお、印鑑証明書の有効期限は、発行から3ヶ月なのでいつ印鑑証明書が必要なのかはあらかじめ確認しておきましょう。

あとがき

なにかとハンコを使う場面では、是非ここで紹介した区別を意識してみてください。

「おっ!署名捺印が求められているぞ。ということは、これは結構大事な書類なんだな」

「記名押印ってことは、名前の部分はゴム印でOKだな」

など、いろいろな気づきがあるかもしれません。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

Search